Comparteixo el meu article publicat al blog de l’Escola d’Administració Pública de Catalunya (EAPC). Anar-hi.

Les reunions en línia adquireixen una rellevància molt especial en la gestió de persones i processos a distància. En moments de transició o canvi, ja sigui planificat o bé provocat per circumstàncies sobrevingudes, encara esdevenen molt més importants. Comencem per veure què és el que les fa especialment rellevants en moments d’adaptació al canvi.

Per una banda, són el vehicle que ha d’ajudar a donar visibilitat a la continuïtat de la missió de l’equip i deixar constància que aquesta no només no ha desaparegut sinó que, en molts casos, caldrà fer un esforç per adaptar-se a noves realitats.

La distància física causada pel teletreball fa necessari establir mecanismes per a reforçar la proximitat en un altre format i mantenir els vincles. Per tant les reunions també han de servir com un element integrador que faciliti la creació d’espais de seguretat i de confiança.

D’altra banda, en el dia a dia continuen havent-hi problemes i situacions per a resoldre, i és molt important entendre avui que tots els membres de l’equip són sensors oberts al món i que tenen molt a aportar a partir de la seva visió del que és necessari i de les possibles solucions que es poden donar.

Dins els ecosistemes redefinits pel propi canvi o transformació s’obren i mostren diferents oportunitats. Poden ser oportunitats de desenvolupar noves línies d’actuació, de nous processos, de nous reptes… I per tot això cal estar molt receptius i legitimar totes les veus per tal de treure’n el màxim profit possible.

Cal que les reunions serveixin també per a poder actualitzar les novetats i els canvis que es produeixen dins l’àmbit de cada equip de treball. Això és molt important per tal d’evitar especulacions o que corrin rumors que provoquin desafecció en les persones.

Per últim, les reunions en línia són el millor espai per a fer visibles i compartir els aprenentatges. Per tant, cal fer visible per a l’equip la necessitat de compartir tant les bones pràctiques com les experiències viscudes.

Quan parlem de reunions en línia, igual com també passa en format presencial, s’acostuma a pensar en un moment puntual en el temps i es té tendència a donar tota la rellevància a aquell instant concret en què es celebren. La meva aproximació considera les reunions com a esdeveniments que consten de tres actes: allò que passa abans, allò que passa durant i allò que passa després. I en els tres actes hi ha motius que les poden fer encallar i, per tant, hi ha també coses que es poden fer per tal de millorar-les i poder-ne treure el màxim partit.

El primer acte: “Allò que passa abans”
Els aspectes que tenen a veure amb aquest primer acte estan tots relacionats amb el moment de la convocatòria. En primer lloc, cal veure si la reunió és realment necessària i qui cal que hi participi. Aquí la regla ha de ser clara: ha de participar tothom que pugui aportar alguna cosa i afegir valor a la reunió. D’altra banda, també cal fer una convocatòria, incloent-hi l’ordre del dia o els temes més importants a tractar, amb temps suficient per tal d’assegurar que tothom pot organitzar-se l’agenda i també perquè tothom tingui temps de preparar-se les aportacions. De vegades, per tal que això últim sigui possible, caldrà facilitar certa documentació o informació prèvia essencial per permetre que els participants es puguin formar un criteri i assisteixin a la reunió amb ganes d’expressar-lo i compartir-lo. És important, per tant, que hi hagi una crida sincera a la participació i que es faci molt visible la rellevància del tema o temes a tractar. Si es tracta de reunions recurrents periòdiques amb l’equip és molt recomanable consensuar les franges horàries que permetin l’assistència de tots els convocats.

El segon acte: “Allò que passa durant”
En aquest acte central, que és la reunió pròpiament dita, adquireixen molta transcendència els aspectes lligats a la comunicació i la participació.

Pel que fa a la comunicació, cal tenir molt present que en el mitjà virtual cal fer un esforç molt important per tal de guanyar en claredat i permetre que arribi el missatge que es vol transmetre. Per això, es fa necessari modular la càrrega cognitiva i permetre la correcta assimilació de tots els continguts importants. En aquest sentit, ajudarà molt la utilització d’exemples reals, imatges, gràfiques, etc. que facilitin la comprensió. També ajudarà en la comunicació mirar als ulls dels participants i això vol dir mirar a la càmera per tal d’intentar salvar la distància física i que els participants es sentin propers. Altres aspectes com mantenir un ritme adequat i la utilització de frases curtes i de pauses també facilitaran la correcta recepció dels nostres missatges.

Pel que fa a la participació, depèn molt del format, però cal trencar amb les reunions que segueixen sempre un mateix guió i adaptar-lo a les necessitats de cada realitat. Així, en funció de la reunió es poden utilitzar tant elements interactius (compartir pantalles, documents, pissarra virtual, xat, votacions,…) com recursos participatius disponibles en forma d’aplicacions que milloren molt la participació i eviten que la gent desconnecti. Un altre aspecte que propiciarà molt la participació és l’assignació als participants de diferents rols que permetin gestionar millor la reunió. Alguns dels rols que considero més oportuns són els de moderador i de vigilant del temps, focus i participació, els quals han de vetllar per una correcta gestió d’aquests aspectes.

El tercer acte: “Allò que passa després”
De vegades les reunions es desprestigien i es genera una sensació que no cal portar a terme els acords establerts, és a dir, que les decisions no cal que es converteixin en accions. Quan això passa, la gent acostuma a no prendre’s les reunions seriosament i pot arrelar de manera preocupant dins la cultura de les organitzacions.

Per evitar que passi això cal fer un esforç per tal de fer un seguiment de les accions acordades i veure si cal elaborar algun document que reculli tots els aspectes tractats o els plans d’acció que en puguin derivar.

Vull finalitzar donant molta importància a la consolidació d’una pràctica reflexiva que en aquest moment ens permeti fer un exercici de valoració sobre si considerem que hem assolit o no l’objectiu de la reunió i que permeti pensar sobre el que ha funcionat i el que podria millorar. Això juntament amb la petició de retroacció als participants ens ajudarà a millorar contínuament les nostres reunions fent-les molt més participatives i constructives.